Wynajem i sprzedaż mieszkania wiążą się z koniecznością dopełnienia kilku istotnych formalności. Jedną z nich jest sporządzenie i podpisanie protokołu potwierdzającego stan techniczny odbieranej nieruchomości. W momencie przekazania lokalu warto pamiętać o sporządzeniu i podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego.
Podpisanie protokołu w momencie przekazania lokalu jest bardzo ważnym krokiem, który pozwala w przyszłości uniknąć przykrych niespodzianek. Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania to dokument sporządzany w momencie przekazania kluczy do mieszkania lub domu. Stosuje się go podczas wynajmu i sprzedaży. Osoba przejmująca mieszkanie poświadcza, że rzeczywiście posiada ono określone właściwości. W treści protokołu znajduje się dokładny opis stanu technicznego lokalu oraz spis jego wyposażenia. Dokument jest sporządzany na papierze w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Prawidłowo sporządzony protokół musi zawierać aktualną datę i kompletne dane osobowe obu stron. Treść obejmuje opis nieruchomości wraz z jej adresem, informacją o tym, na jakim piętrze się znajduje, danymi dotyczącymi metrażu, liczby pomieszczeń, wielkości balkonu, numeru komórki lokatorskiej, miejsca parkingowego itd. Poniżej tych danych znajduje się opis stanu technicznego lokalu.
Przy opisywaniu nieruchomości warto zachować wyjątkową skrupulatność i potraktować to jak spis z natury. W ten sposób najemca potwierdza, że jest świadomy stanu, w jakim odbiera lokal i zobowiązuje się go zwrócić w niepogorszonym stanie po zakończeniu trwania umowy. W treści protokołu powinien znaleźć się spis mebli, sprzętu AGD i RTV oraz pozostałego wyposażenia znajdującego się w mieszkaniu.
Dodatkowo każdy protokół zdawczo-odbiorczy (wynajem mieszkania lub sprzedaż) musi uwzględniać aktualne zużycie mediów (wody, prądu, gazu) potwierdzone spisem z liczników wraz z określeniem numerów tych liczników. Najlepiej zweryfikować te dane na miejscu, by naocznie potwierdzić zgodność ze stanem faktycznym w obecności obu stron. Po wpisaniu tych wartości protokół trzeba podpisać.
Aby protokół zdawczo-odbiorczy był kompletny, wszystkie strony muszą być zaparafowane przez zdającego i przejmującego. Na dokumencie koniecznie muszą znaleźć się odręczne podpisy osoby zdającej mieszkanie oraz osoby odbierającej je. Jest to poświadczenie faktu zweryfikowania stanu lokalu w momencie jego przekazania. Na tej podstawie osoba przejmująca nieruchomość potwierdza, że została poinformowana o aktualnym stanie wyposażenia. Jeśli chce wnieść jakieś uwagi, należy je zawrzeć w treści protokołu.
W treści protokołu powinna znaleźć się lista wszystkich istotnych elementów wyposażenia mieszkania. Należy być jak najbardziej skrupulatnym, ponieważ dokument ten może być w przyszłości podstawą do ewentualnych roszczeń z tytułu długów, braków w wyposażeniu lub zniszczeń.
Oprócz wymienionych wyżej elementów treści protokołu trzeba w nim zapisać także takie informacje, jak liczbę przekazywanych kompletów kluczy do drzwi wejściowych, kluczy do skrzynki na listy, pilotów do bramy, garażu itd.
Jeśli w trakcie odbioru lokalu osoby podpisujące protokół mają jakieś uwagi, należy je wypisać wraz z ustaleniami stron. Przykładowo, jeśli w dniu przekazywania kluczy najemca zgłosi potrzebę wymiany zepsutej armatury i zaproponuje, że dokona tego we własnym zakresie, a koszty naprawy odliczy od wartości pierwszego czynszu, taką informację należy zapisać w protokole.
Protokół oddania mieszkania stosuje się przed rozpoczęciem wynajmu oraz przy zbyciu mieszkania lub domu. Zasadniczo treść obu dokumentów nie różni się od siebie. Zdającym w momencie rozpoczęcia wynajmu jest właściciel mieszkania, a po jego zakończeniu – lokator. W przypadku protokołu przekazania mieszkania w momencie sprzedaży podpisuje się protokół, na którym zdającym jest strona, która dokonuje zbycia. Jeśli mieszkanie sprzedają małżonkowie, u których obowiązuje ustrój wspólności małżeńskiej, oboje powinni podpisać się na protokole.
Prawidłowo sporządzony protokół odbioru mieszkania od najemcy to podstawowy dokument potwierdzający aktualny stan techniczny lokalu. Jest niezbędny do udowodnienia tego, że obie strony umowy najmu są świadome tego, jak wyglądają poszczególne elementy wyposażenia mieszkania. Sprzęt opisuje się w ujęciu ilościowym i jakościowym.
Przykładowo, w protokole przejęcia mieszkania może znajdować się punkt o treści: w kuchni znajduje się 10 krzeseł drewnianych. Jeśli przy odbiorze mieszkania stan krzeseł wynosi 9 sztuk, dokument ten może być podstawą do roszczeń właściciela mieszkania, który ma prawo dochodzić rekompensaty finansowej z tytułu brakującego krzesła. Działa to oczywiście w obie strony.
Skrupulatnie uzupełniony protokół odbiorczy mieszkania stanowi zabezpieczenie przed nieuczciwym najemcą. Pomaga udowodnić ewentualne zniszczenia i kradzieże, jakie miały miejsce w czasie wynajmowania mieszkania. Jest też przydatny dla najemcy, który planuje dokupić wyposażenie do wynajmowanego lokalu. Dokładny spis sprzętów sporządzony w dniu rozpoczęcia wynajmu umożliwi udowodnienie tego, że meble i urządzenia kupione przez najemcę nie należą do wynajmującego.
Protokół pozwala też uniknąć konsekwencji sytuacji, gdy wynajmujący, najemca lub poprzedni lokator dopuści do zadłużenia. Udokumentowanie aktualnego stanu liczników wraz z datą spisania wartości zużycia to podstawa do określenia, kto jest zobowiązany do uregulowania długu.
Pamiętaj o tym, by przed podpisaniem protokołu przekazania mieszkanie zweryfikować jego treść. Wszystkie nieścisłości wyjaśnij z drugą stroną na miejscu, a wnioski dopiszcie do protokołu. Podpisany dokument jest podstawą do ewentualnych roszczeń, gdy po zakończeniu okresu wynajmu okaże się, że lokal nie został zwrócony w takim samym stanie, w jakim był na początku obowiązywania umowy.
